一、建设背景

广西粤桂广业控股股份有限公司是以制糖造纸、矿产资源开发利用为主的一类综合大型企业，是国家级循环经济试点单位。随着粤桂股份各业务的逐步发展和办公流程的持续变化，对办公系统业务协同、数据整合、使用便捷性等方面提出了新的要求。办公系统随着运行年限渐长面临功能待优化、兼容性等诸多问题，且原各类办公系统整合应用程度不高，系统软硬件维护涉及多厂家、多部门，维护成本和难度日益加大。为此经过调研分析，建议从系统架构、功能优化、系统兼容性和数据共享等方面对三大类办公系统进行调整与升级。

同时根据国家工信部信创改造要求，要求国企信息化服务的全面替换改造。在信创改造的趋势要求下，此次的OA系统升级，做到信创环境和X86环境双轨运行，为后期全面推行信创环境提供便利。

二、建设成果

1、统一门户

(1)   多企业门户

给不同企业设置不同的门户，根据权限显示不同内容。

(2)   系统提醒

系统多处提供系统事项提醒，包含有门户中的待办事项提醒、门户右上角小铃铛图标待办事项提醒、门户右下角系统各模块的事项提醒，提醒内容均可点击打开查看及事项办理。

(3)   工作台

工作台中可发起和查看所有电子公文、办文办事、合同管理、车辆管理的流程。工作台和门户中集成第三方系统待办，在集成系统待办中展示第三方系统推送的待办数据。

2、电子公文

(1)   公文起草

公文起草页展示所有发文和收文，按权限区分不同的企业。公文正文起草支持在线起草和本地文件上传。

(2)   公文编号

(3)   公文套红

支持在线套用红头模板，并按模块自动调整正文格式。

(5)   生成正式公文

正文套红后通过“生成正式公文”功能，将word正文转为pdf或ofd格式，形成正式的版式公文。

(6)   公文盖章

集成金格电子签章和云阅读。正式公文页签通过云阅读查看版式公文，通过“电子签章”功能调用电子签章进行盖章，最终文件后可分发各企业或下载本地。

(7)   公文统计和分析

支持发文量统计、收文量统计、登记量统计、来文来位统计、办件量统计等。支持公文流转统计、人员办理统计、部门办理统计、办理状态统计、超时统计等。

3、办文办事

(1)   流程统一管理

集团本部及下属各企业按公司和业务划分流程分类，便于管理和查找。集团本部及下属企业共创建约340个流程，通过权限控制各企业仅能看到本企业的流程。

(2)   表单统一样式

流程表单页面排列简洁、整齐，风格一致。批示意见按时间顺序统一填写及显示于表单下方，以列表形式展示。

(3)   流程查询及干预

各企业系统管理员账号可在流程查询中查询本企业的所有流程，支持流程树查找及标题、流水号等检索。流程查询中可对审批的流程进行干预，如作废、跳转、退回、转交、催办等，也可更新到最新的流程版本。

(4)   流程统计分析

支持流程流转统计、人员办理统计、部门办理统计、办理状态统计、人员超时统计、流程超时统计。

4、文件交换

文件交换用于企业用户间的文件传递，部门、公司的文件共享。

支持编写内容和上传附件，接收对象可为用户、部门、公司，支持短信提醒。

收件箱包含我的文件、部门共享的文件、公司共享的文件。

接收的文件支持回复，回复的内容显示“回复记录”处；支持转发、转入流程和转收文登记。

发件箱包含已发文件、转发文件。

已发送的文件可再发送给其他人，也可以回复；发送给他人但未接收的支持撤销操作。

5、合同管理

实现合同的全生命周期线上管理。其中包括：签署阶段的起草、审批、用印签署；执行阶段的付款、验收、变更、结束；执行后的执行统计等。

核心功能包含：

ü  相对方管理：支供应商维护，支持黑名单、白名单、供应商评价。

ü  合同范本管理：建立和维护统一通用的合同范本模板库，在起草合同的时候可直接调用合同模板，从源头规范合同起草样式。

ü  合同签订：合同起草、审批、盖章、签署、正文添加水印。

ü  合同执行：应收付款提醒、申请开发票提醒、收票登记、应首付款提醒。

ü  合同统计：多维度统计合同统计。

6、车辆管理

发起用车申请，审批办结后，车辆管理员即可在调度管理—车辆调度—安排车辆和司机，司机出车完成后即可通过车辆管理—调度管理—还车登记—填报本次用车相关的费用，油耗等信息，最终形成车辆使用台账。

核心功能包含：

ü  用车申请：发起用车申请及审批。

ü  调度管理：车辆管理人员调度和司机还车登记。

ü  车辆视图：直观查看车辆使用情况。

ü  车辆统计：车辆使用台账管理。

7、督查督办

各企业在线上实现工作任务制定、任务下达、任务分解、任务执行、任务督办、任务反馈等一体化的督办平台，满足从牵头领导、督办部门、承办部门、监督部门等各维度对督办事项的全方位管控。

核心功能包含：

ü  任务督办：预立项、督办立项、任务下达。

ü  任务承办：主办任务、协办任务、交办任务。

ü  任务办理：待反馈任务、待办流程及事项。

ü  统计分析：督办台账、承办单位统计、任务类别统计、办理状态统计等。

8、移动办公

实现移动办公，提供手机、平板APP客户端，支持安卓、鸿蒙、苹果系统，能接收待办、待阅、集成待办、文件交换提醒，包含流程、公文、督办、合同、车辆模块等模块，支持单点到财务平台。

三、应用情况

广西粤桂广业控股股份有限公司OA系统从试运行开始到2024年8月31日，系统运行8个月有余，自系统上线以来，系统推广使用范围已经覆盖了粤桂股份及下级子公司，主要应用了门户、电子公文、办文办事、文件交换、信息管理、督查督办、合同管理、车辆管理、移动端APP等模块。

经过试运行这段时间，各单位公文员已经熟练掌握了公文收发文业务操作，相关用户也已经掌握系统常用业务模块功能的使用，同时我司也在积极响应和处理用户反馈的问题，提高用户满意度，并得到了客户的高度认可。

目前系统在持续稳定运行，用户使用情况良好，项目验收后各渠道收集到的问题我司售后人员也一直在持续优化处理。